C’est le thème abordé par le premier projet de la formation OpenClassrooms, « Démarrez votre formation de Product Manager« .
Voici quelques retours personnels après 6 mois de formation sur ma préparation et mon organisation pour aborder la formation. Comme je vous l’expliquais dans l’article précédent, j’ai opté pour un format à temps plein sur un an, c’est donc dans ce contexte que je vais vous partager mes retours sur l’organisation que j’ai mise en place pour structurer et préparer mon année de formation !
Préparer son espace de travail et son matériel
Il est important de prendre un peu de recul pour faire le point sur votre espace de travail. Si l’espace dont vous disposez n’est pas optimal et n’est pas engageant pour vous, envisagez de faire quelques changements. Si vous n’avez pas d’espace dédié, il est temps de définir quel espace chez vous, vous servira de bureau le temps de la formation. Idéalement un bon espace de travail est accueillant, il doit vous donner envie de travailler et doit contribuer à votre confort.
Dans un premier temps, agencez votre espace de travail pour y être à l’aise. Et n’hésitez pas à faire quelques changements drastiques dans l’aménagement de votre pièce. Par exemple, envisagez de déménager votre bureau dans un espace plus lumineux pour profiter de la lumière naturelle du soleil pendant vos heures de travail, ou dans votre salon si vous ne vous sentez pas à l’aise à l’idée de travailler dans votre chambre. Ou à l’inverse, peut être que vous n’êtes pas seul chez vous et que vous avez besoin d’être plus isolé pour vous concentrer. Les options sont nombreuses et dépendent essentiellement de votre ressenti.
⚠️ N’oubliez pas d’éviter de vous positionner en face ou dos à une fenêtre pour limiter les éblouissements et les reflets.
Faîtes un point sur l’équipement à votre disposition et selon votre besoin, envisagez l’achat de nouveaux équipements comme une lampe plus puissante, une chaise plus confortable, une multi-prise ou encore faire l’acquisition d’un nouvel écran.
Une fois l’espace défini et convenablement équipé, organisez-le pour pouvoir accéder facilement à tout ce dont vous avez besoin au quotidien, comme par exemple un bloc note, vos crayons, vos chargeurs etc.
Tout comme ces images, votre espace de travail devrait « idéalement » vous faire ressentir des ondes positives. L’idée est d’y voir un sentiment d’apaisement, de confort, un endroit qui vous met à l’aise. Oui, j’avais une soudaine envie de m’amuser avec la génération d’image, je l’avoue 🤭 Celles-ci proviennent de Midjourney.
Me concernant, vivant dans un studio assez limité en place, mon espace de travail n’a pas subi de grand changement en lui même. Cependant j’ai décidé d’investir dans un macbook. Un investissement couteux, que j’ai pris le temps de méditer et qui m’apporte les avantages suivants :
- éviter l’utilisation du PC fixe qui à la maison est destiné principalement aux jeux vidéo, aux discussions entre amis et aux projets personnels, et ainsi éviter les distractions et dissocier les temps de repos, du temps de travail.
- continuer de travailler sous l’environnement Apple avec les logiciels tels que Keynote, Adobe, dans un environnement qui me rend plus productive et me remettre dans un contexte équivalent au télétravail que j’avais pratiqué avant et dans lequel je m’étais senti à l’aise.
À vous de réfléchir à votre propre espace de travail et à ses évolutions possibles.
Définir des créneaux horaires pour travailler
Votre espace de travail vous convient ? Passons maintenant à l’organisation de emploi du temps !
Il est important de définir quels seront vos horaires de travail. Bien que vous puissiez être à l’aise avec les horaires flexibles, la préparation d’un planning permet de prendre un certain recul afin de définir les moments que vous allez pouvoir dégager dans votre semaine pour travailler sur votre formation. Il ne comprend pas les impondérables et aléas du quotidien avec lesquels vous devrez jongler, mais il vous permettra d’avoir une vue d’ensemble sur les disponibilités dont vous disposez. La formation prend 35h par semaine en temps plein, c’est donc 35h qu’il va falloir répartir du lundi au dimanche sous forme de sessions de travail.
Munissez-vous d’un papier, d’un crayon, de stabilo, de vos post-its ou encore de votre meilleur whiteboard en ligne ou physique et le planning sera très vite en place !
Si vous le souhaitez, je vous laisse à disposition ce template tout simple et gratuit sur Figjam, éditable gratuitement en ligne.
Quelques conseils pour réaliser votre planning type :
- Notez tous les moments où vous êtes indisponibles (sport, activités associatives, activités annexes, vie de famille etc) pour expliciter votre indisponibilité sur ces créneaux
- Identifiez les moments de la journée où vous êtes le plus productif et consacrez un maximum de temps à votre formation sur ces temps forts.
- Évitez de multiplier et d’éparpiller les heures de travail. Gardez en tête qu’une tâche faite de manière continue prend moins de temps que de la faire en plusieurs fois. – Loi de Carlon
Me concernant j’ai opté pour des horaires de bureau « classique » pour rester dans le mimétisme du télétravail en environnement professionnel et éviter de perdre pieds. Bien sûr, chacun doit envisager les choses de la manière qui le met le plus à l’aise possible en fonction de ses contraintes personnelles.
J’ai donc opté pour une semaine classique de 9h à 13h et de 14h à 16h/17h du lundi au vendredi. Je prévoie de finir relativement tôt en semaine pour réaliser d’autres activités, en contrepartie je décide de travailler le dimanche de 10h à 14h. Le samedi reste une journée dédiée au repos.
Bien entendu ce planning est un « idéal » qui permet de se fixer un rythme. Il vous apporte aussi du recul et vous aide à voir si vous devez faire des aménagements dans votre organisation personnelle. Il permet de voir votre marge de manoeuvre et si vous trouvez votre équilibre.
N’hésitez pas à communiquer à vos proches votre planning pour qu’ils puissent comprendre quand vous êtes dispos et quand vous ne l’êtes pas. Être en formation même si c’est à la maison ne vous rend pas plus disponible, vous êtes occupé au même titre qu’un freelance qui travaillerait depuis chez lui ou qu’un télé-travailleur. Il peut donc être important de faire part de votre emploi du temps à vos proches pour clarifier ce point.
Planifier sa formation sur l’année
Maintenant que l’on voit plus facilement comment dégager le temps nécessaire à la formation, il est temps de se projeter sur une échelle plus grande et de voir comment tout va s’enchaîner sur l’année à venir.
Pour cela, munissez-vous de votre meilleur calendrier (papier ou en ligne selon votre préférence) et connectez-vous à votre tableau de bord OC pour voir le temps estimé pour chacun des 12 projets que vous serrez amené à faire. OpenClassrooms conseille de multiplier par 2 les temps estimés pour chaque projet étant donné que cela ne prend pas en compte les cours, les recherches et la veille que vous devrez réaliser en parallèle.
Je vous conseille :
- d’anticiper les périodes de fêtes, les temps forts où vous savez déjà que vous serrez moins disponibles.
- de vous organiser quelques moments de pause.
- de prévoir une marge avant la date de fin
Me concernant j’ai pris une simple image de calendrier trouvée sur Google et j’ai surligné, en éditant directement l’image, les périodes que j’allais allouer à chaque projet. J’ai allongé les projets qui étaient sur la période de Noël et en Août pour anticiper une baisse d’activité, et j’ai récupéré ce temps sur les projets où je pensais être plus à l’aise au vu des compétences sollicitées. Étant donné que la date de fin de formation doit être impérativement respectée, j’ai pris une marge de 10 jours en juin afin d’éviter tout débordement.
Encore une fois, ce planning reste prévisionnel, il faudra ensuite composer avec les contraintes du quotidien. Il se peut également qu’un projet vous prenne une semaine de plus là ou un autre sera fini en avance. Cependant il vaut la peine d’être réalisé pour cadrer votre organisation. Il permet également d’apprivoiser la charge de travail et ne prend pas particulièrement beaucoup de temps à faire.
Trouver les supports et outils qui vous conviennent pour vous organiser
De nombreux outils sont à votre disposition pour vous organiser au quotidien et le choix dépendra surtout de votre confort à travailler avec tel ou tel outils.
Beaucoup d’options s’offrent à vous !
- Calendrier en ligne (Google, Apple etc),
- Agenda papier
- Outils de gestion de projet (Trello, Asana, ActivCollab)
- Todo list papier ou Kanban
- Post-it
⚠️ Un seul conseil, ne multipliez pas les supports ! Au risque de perdre en efficacité ou de vous perdre tout court.
J’ai dans un premier temps, j’ai opté pour organiser mes projets sous l’outil de gestion de projet Asana. J’avais personnellement utilisé ActivCollab par le passé, et testé Trello. Et j’avais envie de changement, mais aussi d’une outil plus visuel. Chaque projet est donc organisé avec les cours associés, les ressources à consulter, les livrables à fournir, les sessions de mentorats et surtout la soutenance. J’ai crée un petit système d’icônes pour représenter les différentes élements de manière visuelle. Oui, j’aime quand tout est un peu agréable à l’oeil, ça me rend les choses plus sympathique. 👀 Comme sur tout outil de gestion de projet, je peux décliner des sous-tâches au niveau des livrables ou même des sessions de mentorats pour noter le travail restant à faire.
Après la fin de la période d’essai, je découvre cependant que la facture de 10€ mensuelle, raisonnablement attendue, c’est transformée en 35€. La plateforme se garde bien de nous expliquer sur sa page de tarification qu’il est imposé de prendre au minimum deux places et qu’ils ne prévoient pas un usage individuel…
Je décide alors d’exporter mes données vers Notion, une alternative tout aussi efficace. Notion permet en outre d’organiser les vues de manière plus souple, j’ai donc opté pour la mise en place d’un dashboard confortable pour mon utilisation du quotidien. Il offre de nombreux avantages, comme de pouvoir intégrer à votre espace des prises de notes sur les cours, par exemple.
➡️ Une premier conseil : examinez en détails les conditions tarifaires des nouveaux outils que vous envisagez 🤨
J’utilise donc principalement Notion, avec un calendrier pour avoir une vue d’ensemble sur les projets, les dates de début et de fin prévisionnelles. J’ai réalisé une liste de tous les cours que je devrais suivre pendant la formation à laquelle j’ai ajouté quelques cours additionnels qui m’intéressent plus particulièrement. Je me note un degré de priorité en fonction du fait que le cours soit directement rattaché au projet en cours ou non, et je coche cette liste au fur et à mesure que les cours sont validés. C’est assez satisfaisant et ça me permet de voir si j’en ai pas oublié en cours de route, et de voir ma progression. J’ai ajouté à mon espace Notion un petit Kanban pour faire le suivi des tâches importantes de la semaine. Celles concernant la formation mais aussi les tâches de fond concernant le fait de refaire le cv, travailler mon réseau par exemple.
J’ai fait le choix de tenir un agenda papier sous forme de semainier, je surligne tout simplement dans une couleur le temps passé sur ma formation. Je préfère éviter les outils de chronomètre des outils de gestion de projet, je trouve cela plus souple et plus ludique. Pendant la semaine, je peux ainsi voir si je respecte mes engagements. Si je suis en retard et que je constate qu’il manque 5h de travail, je sais d’où vient le problème. Je note également mes rendez-vous pour les mentorats et les dates de soutenance sur mon agenda papier. L’agenda papier est un support que j’utilisais déjà avant la formation et il est toujours sur mon bureau, ouvert et visible, je trouve donc son utilisation plus pratique pour moi qu’un outil en ligne.
Concernant les cours, je remonte des schémas sous Notion directement. Du reste j’ai besoin de réaliser une prise de note pour suivre de manière efficace et concentrée les cours, je suis donc tout simplement munie d’un bloc note et d’un stylo (à l’ancienne) !
Concernant le projet sur lequel je travail, j’utilise les notes (TextEdit) sous mac pour annoter des remarques ou idées pendant mes recherches, je réalise aussi des prises de notes papiers.
À vous de choisir le support et le format qui vous convient le mieux. Pour a part c’est entre les outils en ligne et les supports papier. J’aime l’équilibre entre les deux. L’important est d’éviter de trop se disperser. À moins que vous ne trouviez directement un système idéal, l’équilibrage et les équilibrer mon utilisation de ses supports dans le temps. J’ai constaté que remplir précisément Notion ne faisait plus sens car je ne l’ouvrais plus chaque matin, j’avais une meilleure vue d’ensemble avec le temps. Pour autant au début j’en avais besoin.
Après 6 mois de formation, comment l’organisation a-t-elle évoluée ?
Au début j’avais besoin de noter beaucoup de choses et de faire un suivi assez précis de la formation sur différents points (heures, tâches et sous tâches etc). Avec le temps je n’ai plus eu le même besoin et j’ai assoupli ma manière de travailler en me basant sur mes habitudes et ce qui est le plus confortable pour moi.
Notion : suivi des cours, calendrier
Calendrier (apple) : dates des webinaires que je souhaite suivre
Agenda papier : suivi des heures, mentorat, soutenance
