Purple Squirrel

L’objectif du projet est de se confronter aux imprévus qui peuvent survenir pendant un sprint (retard, absence, conflits dans l’équipe, demande urgente extérieure etc).

Contexte

Purple Squirrel Software est une entreprise dont l’un des principaux produits est un outil de gestion de ressources humaines. Une équipe agile, dont je fais parti, a été spécialement formée et travaille sur ce projet depuis déjà quelques temps. Nous sommes actuellement en plein sprint et plusieurs problèmes ont affecté la vélocité de l’équipe et le moral est en berne.

1 / État des lieux de la situation

Pour mieux comprendre la situation dans son ensemble, je décide de réaliser un état des lieux de la situation afin d’y voir plus clair sur les actions à envisager.

Pour cela, je réalise une mindmap présentant les problèmes, leurs causes et leurs conséquences et les solutions envisagées.

Les constats sont les suivants :

• Certaines user stories requièrent plus de temps que prévu, l’équipe est surchargée ! Nous sommes en fin de sprint et aucune user story n’a été livrée ;
• Les retards sur les tâches impactent le rôle de chacun dans l’équipe créant des tensions ;
• En plus de cela, Stephen, de l’équipe commerciale demande une fonctionnalité qu’il a vendu aux clients et qui n’est pas prévu dans le Sprint ;
• Enfin, Ning, notre lead dev a dû prolonger son congé maladie, elle ne pourra donc pas revenir tout de suite.

2 / Recadrage du sprint en cours

La situation étant plus claire, il est temps de déterminer ce qui peut raisonnablement sortir d’ici la fin du sprint.

Je redéfinis l’objectif de sprint et je prévois une réunion d’urgence avec l’équipe pendant laquelle :

• Nous définissons collectivement la Definition of Done incluant notamment une validation fonctionnelle des user stories par le PO ;
• Nous définissons également une Definition of Ready qui inclue notamment le fait que des critères d’acception doivent être définis sur les user stories et que les users stories doivent répondre aux critères INVEST ;
• Nous ré-attribuons les tâches de review de Ning, notre lead dev, à Pierre et Jasmine (en peer-programming) en attendant son retour ;
• Nous recentrons nos priorités sur l’objectif du sprint et reprogrammons les user stories qui ne correspondent pas à cet objectif.

3 / Communication avec les parties prenantes

Stephen, du service commercial, nous a adressé récemment une demande urgente comportant de très gros enjeux avec la perte possible de gros clients si on ne réagit pas rapidement. Il est temps de lui répondre.

Enjeux : Des clients menaces de partir chez la concurrence.

Je dois donc organiser un point avec Stephen au plus vite pour :

• Annoncer que la fonctionnalité ne peut pas sortir pendant ce sprint ;
• M’assurer que la fonctionnalité qui a été laissée de côté depuis maintenant plus d’un an réponde aux besoins actuels des clients ;
• Etudier la possibilité de la programmer au prochain sprint et annoncer les conditions pour que cela soit possible ;
• Trouver avec Stephen des solutions pour rassurer le client (communication régulière avec le client, prototype).

4 / Préparation du prochain sprint

Après avoir fait un point avec Stephen pour clarifier les besoins, j’ai toutes les cartes en main pour travailler avec l’équipe pour préparer le prochain sprint.

On peut donc définir l’objectif du prochain sprint qui sera le « suivi du temps ». Cependant les user stories ont besoin d’être retravaillées, certaines étant trop vagues ou trop complexes. Je dois également prendre soin de respecter la vélocité de l’équipe de 30 story points par sprint.

Tâches réalisées :

• Affinage et récoupages des user stories pour répondre aux critères INVEST ;
• Priorisation des users stories selon la méthode MoSCoW ;
• Rédaction des critères d’acceptation ;
• Définition de la complexité des nouvelles user stories avec l’équipe.

4 / Gestion des tensions internes dans l’équipe

Les problèmes de sprint résolus, il est temps de se pencher sur les tensions qui émergent entre Wilson et Jasmine. Il est important de comprendre ce qui pose problème et de veiller à ce que la situation ne dérape pas davantage. Je dois également prendre des dispositions à ce sujet et expliquer la situation à mon responsable.

Je rédige donc un mail à mon responsable pour faire un point sur la situation en proposant des mesures pour aider à résoudre la situation avant que le conflit ne s’installe pas dans la durée, que l’équipe de désolidarise, et que cela impacte davantage notre moral et notre productivité.

Le conflit étant de nature organisationnelle, je suis donc convaincue que le dialogue aidera à mettre en place solutions appropriées avant que la situation ne devienne plus problématique. Je propose donc de réaliser un entretien de médiation DESC entre Wilson et Jasmine en début de semaine prochaine. Nous pourrons alors discuter des faits à l’origine du conflit, des problèmes que cela génère, puis rechercher de solutions adaptées pour mettre fin à cette situation. Je prendrai note des décisions prises et veillerai à leur mise en œuvre. De plus, je fournirai un suivi régulier de la situation et des progrès réalisés vis-à-vis des attentes des deux parties.

5 / Proposer des pistes d’amélioration du travail

Pour améliorer l’ambiance et le travail d’équipe, je réfléchis à quelques pistes d’améliorations.

Je propose à l’équipe des axes d’améliorations répondant aux points suivants :

• Appuyer sur le management coopératif ;
• Encourager l’initiative et la créativité individuelle ;
• Favoriser l’intelligence collective ;
• Tenir compte des besoins RQTH.

6 / Recrutement d’un Scrum Master

Enfin, compte tenu de la situation récente, je décide de proposer à mon responsable d’embaucher un Scrum Master en freelance pour soutenir l’équipe.

Je recherche sur une plateforme freelance différentes profils avec minimum 2 ans d’expériences, en capacité de gérer les missions suivantes :

• Animation et organisation des rituels Agile ;
• Mise en place et adaptation du framework Scrum ;
• Veiller à l’application du framework Scrum et l’adapter à l’équipe (RQTH) ;
• Faciliter le travail de l’équipe, contribuer à lever les obstacles et à améliorer les process ;
• Être attentif au bien-être de l’équipe et proactif dans la résolution de conflits.
• Accompagner le PO dans la rédaction du backlog produit, des Definition of Done et Definition of Ready. 

Je propose à mon responsable le profil de 3 candidats sélectionnés pour leurs expériences sur les missions définies en amont et je défend auprès de mon responsable l’importance d’un tel recrutement pour notre équipe.

Les livrables de ce projet ont été validé par le mentor m’accompagnant sur le projet de formation. Le projet dans son ensemble a été validé par un évaluateur au cours d’une soutenance réalisé en Septembre 2023.